Das Wichtigste in Kürze:
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: In Deutschland sind gesetzliche Fristen festgelegt, bis wann bestimmte Dokumente und Akten aufbewahrt werden müssen.
- Zweck der Aufbewahrungsfristen: Die Aufbewahrungspflichten sollen sicherstellen, dass das Finanzamt Zugriff auf relevante Unterlagen hat, um z. B. Steuerhinterziehung zu verhindern.
- Empfohlene Aufbewahrung: Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird Privatpersonen empfohlen, bestimmte Dokumente wie Quittungen und Kaufbelege für 2 Jahre aufzubewahren.
- Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: Unternehmen müssen ihre Geschäftsunterlagen für 6 oder 10 Jahre aufbewahren, je nach Art der Dokumente.
Warum muss ich Akten und Dokumente aufbewahren?
In Deutschland ist gesetzlich festgelegt, bis wann Du bestimmte Dokumente und Akten aufbewahren musst. Dabei gelten verschiedene Fristen, an die sich Privatpersonen und Unternehmen halten müssen.
In Bezug auf die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten soll in erster Linie sichergestellt werden, dass das Finanzamt stets Zugriff auf alle relevanten Unterlagen hat. Damit sollen vor allem Straftaten wie Steuerhinterziehungen oder Schwarzarbeit verhindert werden. Darüber hinaus ist ein weiteres erklärtes Ziel der Aufbewahrungsfristen, dass von einem selbst auf die wichtigen Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt noch zugegriffen werden kann.
Allgemeines zu den Aufbewahrungspflichten
Die Aufbewahrungspflichten für Dokumente unterscheiden sich zum einen an der Art bzw. Wichtigkeit des Dokuments und zum anderen, ob es sich um Unterlagen von Privathaushalten oder Unternehmen handelt. Für die meisten Dokumente sind das fünf bis zehn Jahre, für manche sogar 30 Jahre.
Außerdem gibt es ein paar allgemeingültige Hinweise zu den Aufbewahrungsfristen:
- Die Aufbewahrungsfristen beginnen erst nach Ende des Kalenderjahres (in dem die letzte Änderung vorgenommen wurde) – d.h. die Frist für Unterlagen, die Dir zum Beispiel im Mai 2020 ausgestellt wurden, beginnt am 01. Januar 2021
- Manche Unterlagen wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden, Abschlusszeugnisse sowie Dokumente zur Rentenberechnung sollten stets dauerhaft aufbewahrt werden
Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen
Als Privatperson hast Du grundsätzlich weniger Aufbewahrungsfristen einzuhalten als ein Gewerbetreibender bzw. ein Unternehmen. Hier ist in vielerlei Hinsicht die Aufbewahrung von Kaufbelegen im eigenen Interesse sinnvoll, z.B. bei Ansprüchen an Garantie, Gewährleistung oder (Hausrats-)Versicherung.
Aufbewahrungsfristen privat: Tabelle
Nichtsdestotrotz gibt es auch im Privaten für einige Dokumente eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Eine Übersicht findest Du in dieser Tabelle:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Jahrgänge, die frühstens 2024 vernichtet werden können |
| Handwerkerrechnung | 2 Jahre | 2021 |
| Steuerunterlagen | 6 Jahre (Einkünfte über 500.000 €/ Jahr) | 2017 |
| Gerichtsurteile | 30 Jahre | 1993 |
| Mahnbescheide | 30 Jahre | 1993 |
| Prozessakten | 30 Jahre | 1993 |
| Pfändung-Unterlagen | 30 Jahre | 1993 |
| Privatinsolvenz | 30 Jahre | 1993 |
| Kredit-Unterlagen | 30 Jahre | 1993 |
Empfohlene Aufbewahrung: Steuerunterlagen, Kontoauszüge etc.
Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird Privatpersonen darüber hinaus empfohlen, bestimmte Dokumente vorsorglich aufzubewahren. Dazu gehören in der Praxis vor allem Quittungen und Kaufbelege, die Du über zwei Jahre aufbewahren solltest. Solange gilt nämlich die gesetzliche Gewährleistungspflicht. Bei Ansprüchen auf Schadensersatz oder Nachbesserung benötigst Du die Rechnung als Beleg für den Kauf.
Ebenfalls wichtig ist die Aufbewahrung von Mietverträgen, die dazugehörigen Übergabeprotokolle, sowie Versicherungsverträge. Diese solltest Du noch bis drei Jahre nach Ablauf aufbewahren, da bis dahin die Verjährungsfrist besteht. Das heißt, innerhalb der drei Jahre nach Vertragsende könnten noch Ansprüche wegen Schäden oder ähnlichem aus der Vertragszeit gegen Dich geltend gemacht werden.
Anders sieht es bei Handwerkerarbeiten aus. Hier bist Du es, der noch einige Jahre nach Beendigung der Arbeit einen Anspruch auf Nachbesserung hast. Bis zu fünf Jahre besteht die Gewährleistungspflicht von Handwerkern bei Arbeiten am Gebäude. So lange kannst Du per Gesetz Mängel beseitigen lassen – vorausgesetzt, Du hast noch die Rechnung und kannst den ursprünglichen Auftrag im Streitfall belegen.
Auch Kontoauszüge solltest Du drei Jahre lang aufbewahren, da Du anhand der Auszüge belegen kannst, dass Du bestimmte Rechnungen bezahlt hast. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen gibt es bei Kontoauszügen allerdings nicht. Letzteres gilt auch für Steuerunterlagen. Es ist dennoch sinnvoll, Steuerunterlagen zumindest bis zum Abschluss der Steuererklärung aufzubewahren – falls es Rückfragen vom Finanzamt gibt.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bei Unternehmen
Gesetzlich zur Buchführung verpflichtete Unternehmen und Gewerbetreibende müssen ihre Geschäftsunterlagen in der Regel für sechs oder zehn Jahre aufbewahren. So ist es im Steuerrecht (vgl. § 147 AO; § 140 AO) bzw. im Handelsrecht (vgl. § 257 HGB; § 238 HGB) geregelt. Eine Auflistung verschiedener Dokumentenarten sowie die zugehörigen Aufbewahrungsfristen findest Du in der Tabelle weiter unten.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist bei Unternehmen?
Die Aufbewahrungsfrist bei Unternehmen beginnt stets nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind oder Änderungen vorgenommen wurden. Also zum Beispiel die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen bzw. versendet wurde.
Ein Beispiel: Die Aufbewahrungsfrist eines Geschäftsbriefs, der am 15. Mai 2019 empfangen wurde, beginnt am 1. Januar 2020.
In wenigen Ausnahmen müssen die Geschäftsunterlagen auch bis nach Ablauf der gesetzlichen Frist aufbewahrt werden. Das ist zum Beispiel der Fall bei:
- einer begonnenen Außenprüfung
- einer vorläufigen Steuerfestsetzung
- einer Steuerstrafermittlung oder einem bußgeldrechtlichen Verfahren
- einem schwebenden oder aufkommenden Rechtsverfahren
Aufbewahrungsfristen Unternehmen: Tabelle
Für die meisten Unterlagen von Unternehmen ist eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht vorgesehen. Eine Auswahl findest Du in dieser Tabelle:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Jahrgänge, die frühstens 2024 vernichtet werden können |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | 2017 |
| Sonstige Unterlagen (für die Besteuerung relevant) | 6 Jahre | 2017 |
| Angebote | 6 Jahre | 2017 |
| Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | 2017 |
| Mahnungen | 6 Jahre | 2017 |
| Verträge | 6 Jahre | 2017 |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | 2013 |
| Buchungsbelege und Rechnungen | 10 Jahre | 2013 |
| Handelsbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Journal | 10 Jahre | 2013 |
| Inventur | 10 Jahre | 2013 |
| Jahresabschluss | 10 Jahre | 2013 |
| Konzernabschluss | 10 Jahre | 2013 |
| Konzernlagebericht | 10 Jahre | 2013 |
| Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Lohnsteuerunterlagen | 10 Jahre | 2013 |
| Bankunterlagen und Kontoauszüge | 10 Jahre | 2013 |
| Fahrtenbücher | 10 Jahre | 2013 |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | 2013 |
| Röntgenbilder (Arztpraxen) | 10 Jahre | 2013 |
Was mache ich mit den Unterlagen nach Ablauf der Frist?
Früher oder später ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Du Deine alten, eingelagerten Dokumente loswerden und endlich Platz für Neues schaffen kannst. Da die zu entsorgenden Dokumente trotzdem persönliche und sensible Daten zu Deiner Person oder dem Unternehmen enthalten, müssen die Unterlagen gesichert zerstört werden. Wenn in den Unterlagen personenbezogene Daten vorkommen, ist die datenschutzkonforme Vernichtung durch die DSGVO sogar rechtlich vorgeschrieben.
Da die Aufbewahrungsfristen stets nach Ende des Kalenderjahres anfangen zu zählen, laufen zum 1. Januar 2024 wieder zahlreiche Aufbewahrungspflichten ab. Der ideale Zeitpunkt also, die eigenen Unterlagen durchzugehen und alte Dokumente mit einer professionellen Aktenvernichtung oder in einem Papiercontainer zu entsorgen.
